Gestão financeira para consultório: 9 dicas para ter as finanças em ordem

Realizar a administração de gestão financeira para consultório médico ou de profissionais de saúde é um trabalho árduo que exige algum tempo. A maioria das tarefas diárias parecem complexificar a organização de documentos, deixá-los em ordem e, no momento de passar as informações para um contador ou um sistema digital, o profissional se sente mais oprimido ainda. São pilhas de papéis confusos e limitam a boa prática médica. 

Pior, pouco tempo depois, o responsável do financeiro ligará para questionar sobre coisas que estão faltando. E você terá de recomeçar tudo de novo, mexendo e vasculhando gavetas e pastas para localizar os detalhes. Se faltam dados, é porque a inserção deles não foi feita de forma adequada.

Sem uma ordem administrativa, a gestão financeira para consultório também pode conter omissões no faturamento do negócio. E isso é um grande risco que todo profissional da saúde deve ter em mente. Ter todos os comprovantes das diferentes consultas e benefícios realizados, classificados pelos diferentes clientes, economiza tempo e garante que todos os serviços prestados sejam cobrados corretamente.

A importância do gerenciamento dos registros médicos eletrônicos

Não muito tempo atrás, quando um paciente visitava um consultório médico, o profissional tomava notas da consulta e as adicionava a um gráfico de papel. Porém, os tempos estão mudando. Hoje, temos registros eletrônicos. Aqueles em papel estão saindo do consultório para abrir caminho para os registros eletrônicos. Todas as eficiências e benefícios potenciais que eles podem oferecer são muito bem detalhados pelos fornecedores.

A transição para uma gestão financeira para consultório, totalmente eletrônica, acaba descomplicando, sendo fácil de aprender e de dominar. Neste artigo, você aprenderá sobre o gerenciamento de registros médicos, bem como a boa prática de gestão financeira para consultório. As diferenças entre os tipos de registros eletrônicos usados ​​nos serviços de saúde e os benefícios de um programa de gerenciamento de registros que seja robusto e seguro.

Benefícios do gerenciamento de registros médicos eletrônicos

Um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos também pode facilitar a transferência ou liberação de informações entre consultórios – você sabia? – tanto os pacientes quanto os médicos podem acessar as informações em tempo hábil sem duplicar os esforços. Indiscutivelmente, esse tipo de visibilidade pode aumentar a segurança do paciente, reduzir erros e aumentar a confiança em um plano de tratamento.

Do ponto de vista da produtividade, a gestão financeira para consultório pode lidar com riscos de menores custos operacionais, isso devido à redução das necessidades de armazenamento físico, bem como aumentar a produtividade, a mobilidade e a eficiência dos funcionários.

Alguns sistemas de gestão financeira para consultório são vinculados a esses softwares médicos de gerenciamento, que permitem conexões entre o faturamento e outros sistemas.

Além disso, eles também ocupam menos espaço físico, e como o setor imobiliário é caro, isso pode economizar um bom dinheiro para a prática médica. Mas, como então iniciar ou expandir um programa de gestão financeira para consultório?

Se você está querendo saber mais sobre a gestão financeira para consultório, provavelmente está precisando de dicas referentes à boa administração dos recursos, não é verdade?

Dicas para a boa gestão financeira para consultório

Se você deseja expandir seu negócio, talvez seja melhor envolver diferentes tipos de métodos dentro de uma clínica ou consultório médico. Simplesmente optar por ferramentas tecnológicas não é o suficiente. Saiba assegurar-se de como desenvolver uma prática médica com gestão financeira para consultório.

Trabalhe em conjunto com médicos, outros profissionais da área da saúde, colaboradores do escritório, fornecedores, faturamento e pessoal pertinente nos processos de tomada de decisão. Ter uma contribuição sobre despesas de capital e processos de trabalho na frente pode aumentar muito todas as receitas.

Existem hoje empresas para ajudar a configurar a gestão financeira para consultório e gerenciamento de registros médicos. Alguns irão apenas digitalizar e converter gráficos de papel que já existem, enquanto outros construirão o armazenamento e o acesso digital e online em novos sistemas.

Mas ao comprar um software médico de gestão financeira para consultório, há várias coisas a considerar. Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer durante o processo:

As diferentes plataformas de software médico podem se conectar? Se o objetivo for fazer com que o software de gestão financeira para consultório e gerenciamento de pacientes se conecte ao software de faturamento, certifique-se de que eles se comuniquem.

A plataforma usada é segura?

O software médico permite que você esteja em conformidade com os regulamentos emitidos pelo governo?

Sua equipe médica tem treinamento para fazer essa transição?

1. Tarefas da gerência: planejamento de equipe

A gerência da unidade deve reunir as condições principais que garantam um funcionamento eficiente da sua instituição de saúde. Em consequência disso, deve respeitar de forma mais rígida as exigências na seleção de profissionais. Como requisitos mínimos: integração, conhecimento técnico profissional, habilidade nas relações pessoais, etc.

A experiência nos fala da importante tarefa que a gerência se mostrou a desempenhar, mas isto só não basta, deve ter presente que quem planeja tarefas administrativas será responsável direto de vários setores e estará em íntima conexão com todos os demais.

Em muitas ocasiões as funções da gerência e suas relações com as áreas médicas não estão dadas pelos princípios da organização, se não pelas características do profissional. Isso ajuda no desenvolvimento da prática médica, porque antes de abordar a relação com os serviços médicos e técnicos em si, deve assinalar a importância das relações com seus próprios departamentos administrativos.

2. Conhecimento técnico e treinamento

A gerência deve enfrentar com eficácia e eficiência as atividades competentes a ela. A introdução de tecnologias, treinamento de equipes, novos serviços e especialidades médicas, evidenciam a alta complexidade e a necessária administração da gestão financeira para consultório. Isso garante a manutenção planificada e correta das equipes.

Tanto a gerência quanto o setor financeiro devem fazer mostras do físico e do digital para verificação da efetividade dos controles. Determinando o período certo, mensal, trimestral, semestral, por etapas, atendem às análises importantes que devem conciliar o resultado com o saldo registrado na contabilidade.

Assim, periodicamente realizam conciliações com fornecedores, de forma que se possa verificar saldos pendentes de pagamentos e propiciar os ajustes correspondentes entre as partes. Para tudo isso, é muito importante o bom treinamento para o suo de gestão financeira para consultório do software médico.

3. Registros diários das operações primárias

Isso garantirá a atualização, veracidade das informações contáveis. É possível fazer a entrega em tempo hábil dos extratos financeiros mensais e demais informações econômicas estabelecidas para cada nível na gestão financeira para consultório.

Esse controle interno é um processo integral em que participam gerência e colaboradores para proporcionar uma segurança razoável dos recursos, o cumprimento das regras, a eficácia econômica. Essa aplicação eleva muito a qualidade do processo de gestão financeira para consultório.

4. Segurança e banco de dados

Favorecer a aplicação de um sistema de gestão financeira para consultório estabelecido pela empresa para esta atividade, usando as informações como ferramenta de trabalho, é garantir a tomada correta de decisões no futuro, pois tudo está interligado.

Quando se conquista credibilidade entre quem informa sobre os recursos e a equipe, se alcança um alto nível de comunicação que facilita muito o trabalho de ambos.

5. Erros a serem evitados

Pessoas se equivocam com frequência. Ninguém está a salvo de cometer erros cotidianos. O importante é que se tenha claro as medidas para as soluções de erros. Há alguns erros que deve-se ter sempre em memória, para que não se cometam novamente. Está claro que a gerência deve ter os conhecimentos amplos de administração.

Por exemplo, orientações indecisas e sem objetivo definido não cumprem com a real tarefa da equipe e da empresa, se não, atrasam o desenvolvimento da clínica. Ter pontualidade e planejamento de trabalho é demais importante para a gestão financeira para consultório. Quem não fixa os objetivos a alcançar, não obterá êxito de controle interno.

Faça uso das ferramentas à mão, técnicas de direção no desenvolvimento de coletivo para que renda soluções reais. Uma equipe sem comunicação não funciona também. É necessário que a gerência facilite os processos comunicativos com as equipes, para transmitir credibilidade. E o mais importante: saber escutar.

Controle o tempo, planeje, faça sua planilha do mês, do dia. Não chegue sem seu planejamento, já que a vida de um profissional da saúde, por sua própria dinâmica não permite muito tempo. Se seus colaboradores seguem este estilo, os compromissos se tornam coletivos e terá um estilo de trabalho que tende a se consolidar.

6. Faça um relatório de critérios

Siga os conceitos de controle interno. O controle interno é um processo integrado às operações feitas pela gestão e o resto da equipe para proporcionar uma segurança na conquista dos seguintes objetivos:

Confiabilidade da informação

Eficiência das operações

Cumprimento das normas e das políticas estabelecidas

Controle organizado dos recursos de todo tipo à disposição da clínica

7. Padronização da contabilidade médica

Com um sistema de contabilidade digital, a gestão financeira para consultório permite registrar todas as operações diárias da sua empresa. São sistemas criados e focados no negócio exclusivo para clínicas, totalmente adaptável às necessidades de sua empresa e integrável com a administração, logística, folha de pagamento, etc.

Com um software assim, o sistema cria a folha de pagamento da sua empresa de forma prática e simples. Totalmente integrado com a contabilidade geral. Além disso, a facilidade do sistema permite transportar com segurança entradas e saídas para um melhor controle de cada departamento envolvido.

8. Formas de pagamento

Determine quando e como o pagamento será feito. A maioria dos consultórios médicos exige que os pacientes com seguro médico forneçam pagamentos integralmente no momento do serviço. Pacientes sem seguro médico normalmente são obrigados a pagar o saldo integral no momento do serviço, ou você pode optar por aceitar planos de pagamento para pacientes que enfrentam dificuldades financeiras.

Decida como você aceitará esses pagamentos. O padrão entre os consultórios médicos é aceitar dinheiro e os principais cartões de crédito e débito. Saiba identificar as multas por atraso de pagamento.

9. Cuidados especiais com os pacientes

Uma política financeira sólida pode significar a diferença entre um consultório médico bem-sucedido e um mal-sucedido. Sua política financeira deve deixar claro o que você espera de seus pacientes e não deixar espaço para mal-entendidos em qualquer parte. O resultado final é que seu escritório é capaz de coletar os pagamentos necessários para que você possa se concentrar na sua principal prioridade: atender os pacientes.

Entender o ciclo de receita do ponto de vista do consumidor pode ajudar os consultórios médicos a lidar ou até mesmo antecipar os problemas em primeiro lugar. Por isso, ao se comunicar com os pacientes, o profissional deve ser bem versado em todas as políticas do consultório, especialmente aquelas relacionadas ao pagamento do paciente.

Alguns pacientes podem perguntar quais pagamentos ou franquias são responsáveis ​​quando chegam a uma visita ao consultório. Ao conversar com novos pacientes e ao agendar uma consulta, a maioria dos consultórios fará com que se pergunte qual provedor de seguros eles têm direito. Se essa informação não estiver imediatamente disponível, o profissional deverá coletá-la antes que o paciente chegue à primeira consulta.

Todas as práticas de faturamento são essenciais para manter um fluxo de caixa adequado para um consultório médico. Os pagamentos do paciente devem ser coletados imediatamente, pois quanto maior o período de tempo entre o pagamento e a data do serviço, mais difícil é coletar pagamentos de pacientes.

Assim, com estas 9 dicas, agora é possível melhorar a gestão financeira para consultório e evitar problemas. Em relação às instituições de saúde, em geral, a sua administração ainda é complexa. Se se atrasa o envio de uma fatura, a cobrança também será atrasada mais do que o esperado. Se faltarem dados, argumentos devem ser usados para rejeitar a fatura ou atrasar o pagamento.

Todos os dias a tecnologia avança, simplificando o trabalho diário. Esse benefício é aprimorado quando a empresa se dedica a facilitar os diferentes aspectos do trabalho administrativo. É quando ela concorda em complementar sua experiência e fornecer aos usuários um serviço completo e abrangente. O resultado aumenta na simplificação e prioriza outras tarefas, fornecendo uma solução abrangente para a gestão financeira para consultório.

A contabilidade é muito importante porque é o que permite que o profissional tome decisões dia após dia. Ao não tomar boas decisões, ele pode perder dinheiro.

Fonte: meuconsultorio