Tempo de guarda de prontuário médico: veja qual é o prazo e como se organizar

O tempo de guarda de prontuário médico é o prazo mínimo de arquivamento desse documento, estabelecido por lei.

Na prática, o período determinado serve para impedir a destruição dos registros de saúde enquanto ainda podem ser necessários.

Por exemplo, durante o tratamento de uma doença crônica, quando é fundamental conhecer eventos passados, incluindo terapias adotadas previamente para definir a mais adequada.

A manutenção do prontuário ainda reforça medidas de segurança do paciente, ao atestar, por exemplo, que possui alergia a determinado medicamento.

De posse dessa informação, a equipe do hospital ou clínica não empregará a substância, prevenindo eventos adversos.

Qual é o tempo de guarda de prontuário médico segundo a lei?

O tempo de guarda de prontuário médico no Brasil corresponde a 20 anos.

Esse prazo está previsto em normas como a Lei 13.787/18, que disciplina a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuários de pacientes. Em seu Art. 6º:

“Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.

“§ 1º Prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios.

“§ 2º Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente.

“§ 3º O processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações.

“§ 4º A destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas na forma de regulamento.

“§ 5º As disposições deste artigo aplicam-se a todos os prontuários de paciente, independentemente de sua forma de armazenamento, inclusive aos microfilmados e aos arquivados eletronicamente em meio óptico, bem como aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica”.

O que acontece quando a clínica perde o prontuário médico?

A perda do prontuário resulta em diversos prejuízos ao estabelecimento, equipes de saúde e ao paciente.

Em especial pela importância do histórico para a requisição de benefícios, incluindo previdenciários, trabalhistas e assistenciais.

Um caso real é contado nesta notícia, que relata a condenação de um hospital ao pagamento de danos morais por não fornecer o prontuário médico.

O paciente havia requerido o documento para solicitar indenização de seguro DPVAT, após sofrer um acidente automobilístico.

Ao proferir a sentença, a juíza Gabriela Müller Junqueira, da 7ª Vara Cível de Campo Grande, argumentou que:

“Vê-se que a falta de apresentação do prontuário do autor trouxe não só incerteza quanto a seu estado de saúde, mas também aumentou o tempo necessário para tramitação de ação judicial de recebimento de seguro obrigatório, posto que diversas medidas tiveram que ser adotadas diante da atitude negligente do requerido”.

Vale também observar o Parecer CRM-PR 2041/2009, que recomenda a seguinte conduta ao médico que constatar a perda do prontuário:

• Comunicar o fato ao Conselho Regional de Medicina

• Elaborar novo prontuário, onde anotará a ocorrência de extravio do anterior, bem como registrar que o paciente teve ciência do ocorrido

• Se houver suspeita de roubo, furto ou outra situação criminal, fazer o devido Boletim de Ocorrência na Delegacia Policial.

A seguir, trago dicas para melhorar a gestão e guarda de prontuários médicos.

Dicas para gestão e guarda de prontuário médico

Neste espaço, trago sugestões que simplificam e conferem maior segurança ao gerenciamento do prontuário médico.

Confira a lista abaixo:

• Faça backups periodicamente: se ainda tiver prontuários em papel, mantenha cópias de segurança em locais diferentes

• Digitalize seus prontuários para impedir a deterioração pelo tempo

• Arquivos eletrônicos devem utilizar certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito

• Mantenha uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, que será responsável pela liberação dos arquivos para descarte ou entrega ao paciente

• Crie um fluxo organizado de preenchimento e atualização dos arquivos

• Utilize um sistema que tenha ferramentas de busca para localizar informações com rapidez.