Onboarding: integrando o novo colaborador

O novato precisa das orientações necessárias para se adequar à empresa, tornando-se rapidamente produtivo e seguro de suas ações e decisões. Vocês se lembram, na infância, da expressão “café com leite”? Geralmente, eram chamadas assim as crianças mais novinhas, ou recém-chegadas em um grupo, que não conseguiam acompanhar direito certas brincadeiras. Pois é, mas ninguém quer chegar no trabalho e ser o “café com leite” da equipe, com colegas e chefias sendo condescendentes com seus erros por ser novato. Isso também não é interessante para a empresa. Por isso, cada vez mais, no mundo corporativo, dá-se atenção ao onboarding, expressão em inglês que aqui podemos substituir por “integração”.

Esse processo que os novos colaboradores passam tem como objetivo mostrar de que forma a empresa se organiza, como é a sua cultura e estrutura, além das especificidades de seu setor e sua rotina. Por outro lado, o novo funcionário já começa a se sentir valorizado e parte do time, o que se reflete no bom clima organizacional e na retenção de talentos.

No caso de quem está entrando no primeiro emprego, algumas orientações podem evitar futuros dissabores. Por exemplo, vale ouro explicar aos novatos que o e-mail corporativo deve ser utilizado estritamente para assuntos profissionais. Parece óbvio para a maioria de nós, que já estamos na estrada há tempos. Mas nem sempre é para quem está dando seus primeiros passos no mundo do trabalho. E sempre vale a pena sinalizar o traje que se usa na empresa; se existe algum tipo de vestimenta a ser evitada; se a empresa tem algum dia de traje menos formal etc.

Caminho seguro

A seguir, algumas dicas de como realizar um onboarding eficiente. Mas não adianta caprichar ao longo do processo de adaptação se, logo de cara, informações importantes não forem colocadas às claras. Ao contratar, é primordial que estejam bem esclarecidos temas como salários, benefícios, plantões, período de experiência, folgas e como funciona o sistema híbrido, se for o caso.

Preparação: a equipe deve saber como é o perfil do novo funcionário, um pouco da sua experiência anterior e que dia ele deve começar. Se a vaga exigir treinamentos, é bom que o cronograma desses treinamentos já esteja definido quando o novato chegar;

As empresas têm criado eventos de boas-vindas que incluem alguns brindes que tenham ligação com o ambiente de trabalho, com a identidade visual da casa. As opções de produtos são infinitas, escolhidas de acordo com o perfil e o orçamento da empresa. Para entregar esses brindes, seria interessante se a companhia criasse um pequeno evento de boas-vindas, o que já envolveria também funcionários de outros departamentos;

Fazendo uma visita geral pela empresa e apresentando o recém-chegado a quem estiver em cada departamento, incluindo os gestores, será possível que ele entenda melhor a estrutura, a que funcionário recorrer em determinada situação e até mesmo “se achar” geograficamente: o que fica em cada andar, onde são os banheiros, a copa;

Na mesa da nova aquisição do time, é importante já ter uma lista com os ramais da casa, endereço da intranet, seu login e senha para o computador e o e-mail corporativo;

Que tal designar um funcionário para ser uma espécie de mentor do novato? Alguém para ajudá-lo nas dúvidas que vão surgindo no dia a dia, nos processos mais complicados ou para tirar dúvidas que ainda podem não ter sido abordadas ou que foram faladas de forma superficial.

Onboarding online

Na era do sistema de trabalho híbrido ou 100% home office, ferramentas digitais permitem a integração dos novatos de forma remota. Reuniões virtuais e e-learning são exemplos de como a tecnologia pode ajudar no processo. E começamos, claro, pela mensagem de boas-vindas e um pequeno “guia” de tudo que virá a seguir para o processo online: links para as plataformas de comunicação, vídeos institucionais e os materiais necessários para ele não se perder pelo caminho. E ainda:

Videoconferências para falar dos valores e da cultura da empresa. Essas reuniões também ajudam muito na interação do novo colaborador com a equipe, que pode tirar as dúvidas da pessoa levando em conta a experiência de cada um;

Encontros virtuais para treinamento e orientações diversas, além dos procedimentos ligados àquela determinada vaga que está sendo preenchida;

Assim como no onboarding presencial, o RH ou o gestor da área pode indicar um funcionário para ficar como um mentor. Mesmo virtualmente, a atenção individualizada é essencial.

Dar uma recepção caprichada repercute na disposição e produtividade do novo contratado.

Fonte: Mundo RH