Por que devo enviar a documentação da minha empresa em dia para o contador?
Sabemos que todo empresário busca o melhor desempenho para sua empresa, focando nas vendas e/ou no operacional, por exemplo. No entanto, não basta a empresa ter apenas um bom desempenho: o gestor precisa acompanhar a saúde financeira do empreendimento.
Enviar a documentação em dia para o contador é de grande importância, visto que é por meio dela que serão elaborados os balancetes ou balanços intermediários para análise e também para distribuição de lucros entre os sócios.
Manter o envio periódico da documentação referente aos departamentos pessoal, fiscal e contábil garante à empresa um acompanhamento consultivo do seu contador. Ter uma contabilidade consultiva assegura ao empresário que todo o seu esforço não está sendo desperdiçado, além de permitir conhecer a origem e o destino de cada centavo que entrou e saiu da empresa.
O contador consultivo vai além da contabilidade tradicional. No entanto, para isso, são necessários os “insumos” para a prestação desse serviço mais especializado e detalhado. Esses “insumos” são os documentos vinculados ao CNPJ da empresa.
Fazer análises verticais e horizontais, simulações de cenários, planejamentos tributário e estratégico é o indispensável que um contador consultivo pode oferecer à sua empresa. Ainda existem inúmeras possibilidades personalizadas a serem executadas, unindo as expertises do empresário e do contador. Para isso, é importante reiterar que os documentos devem ser enviados o quanto antes ao escritório contábil. Caso haja muita dificuldade no envio, pode-se encaminhar as variáveis da folha, a conciliação bancária, o inventário de estoques etc., escaneados ou até mesmo por meio de fotos. Posteriormente, no malote, envia-se a documentação original impressa.
Alguns tópicos complementares sobre o que sua empresa está perdendo com o atraso no envio da documentação para o contador:
Entrega das obrigações acessórias no prazo
Notas fiscais e extratos são essenciais para o envio de obrigações como DCTFWeb, EFD-Reinf, ECD, ECF, DEFIS, EFD ICMS/IPI etc.
Sem isso, o contador não consegue entregar essas declarações no prazo exigido pela legislação, sendo obrigado a entregá-las em branco e retificá-las posteriormente. Isso pode ser interpretado pelos órgãos federal, estadual e municipal como manipulação de informações, visto que a retificação se destina a erros pontuais de escrituração, e não à ausência de documentos.
Tranquilidade ao evitar multas e autuações do fisco
Atrasos e omissões na entrega da documentação podem resultar em multas automáticas, como por exemplo:
• Atraso na entrega da DCTFWeb: de R$ 200,00 a R$ 500,00 por mês;
• Atraso na entrega da ECF: 2% ao mês sobre o valor do IRPJ e da CSLL, sendo o valor mínimo de R$ 500,00;
• Multas do e-Social: que variam conforme a quantidade e o tempo das informações omissas.
A não entrega das obrigações acessórias pode, ainda, deixar o CNPJ da sua empresa com a situação de inapto no cadastro da Receita Federal, o que impede, entre outras coisas, a emissão de notas fiscais.
Cálculo correto dos tributos
Sem as notas fiscais de entrada e saída, os extratos bancários e os relatórios de estoques, não é possível apurar o Simples Nacional, nem ICMS, ISS, PIS/Pasep, Cofins, IRPJ e CSLL.
Certeza para a empresa e seus funcionários de que a folha de pagamento foi calculada corretamente
Sem os cartões-ponto, admissões, demissões, atestados médicos, variáveis da folha etc. sendo enviados até, no máximo, o final do primeiro dia útil do mês subsequente, torna-se inviável para o contador gerar as folhas de pagamento com segurança, especialmente diante da pressão do prazo do quinto dia útil.
Certeza de que não haverá retrabalho
Documentos recebidos fora do prazo exigem que o contador refaça os lançamentos, reabra os períodos e recalcule as guias, o que pode gerar honorários adicionais pelo retrabalho, além de multas e juros pelo recálculo.
Contabilidade atualizada
Sem os documentos solicitados pelo contador, todos os relatórios contábeis ficam defasados, comprometendo a análise de desempenho da empresa.
Facilidade na obtenção de crédito bancário
Instituições financeiras exigem balancetes atualizados, fluxo de caixa, DRE e certidões negativas para que o comitê de crédito possa analisar adequadamente a concessão de empréstimos ou financiamentos.
Emissão de Certidões Negativas de Débito (CNDs)
Para participar de licitações ou firmar contratos com grandes empresas ou órgãos públicos, é obrigatório estar em dia com as CNDs federal, estadual, municipal, FGTS e INSS.
Ao evitar o atraso no envio dos documentos, o contador consegue otimizar o planejamento tributário e financeiro com dados atualizados, sugerir legalmente economia de tributos e propor melhorias no controle de custos e no planejamento de caixa.
Editorial: InforGrafic Editora
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Texto escrito por: Gerson Eliseu Toporosky Junior