Quais documentos toda empresa deve manter e por quanto tempo?

Notas fiscais, folhas de pagamento, contratos e registros contábeis têm prazos de guarda diferentes e o controle desses arquivos é parte da rotina de conformidade das empresas.

A organização e a retenção adequada de documentos empresariais são práticas essenciais para a segurança jurídica, o cumprimento de obrigações legais e a gestão eficiente das informações. Cada tipo de registro possui um prazo de guarda específico, definido por normas tributárias, trabalhistas, contábeis e civis. Conhecer esses períodos ajuda a empresa a se preparar para fiscalizações, auditorias e eventuais demandas judiciais.

A seguir, veja quais documentos fazem parte da rotina empresarial e por quanto tempo, em geral, devem ser mantidos.

Documentos fiscais

Os registros fiscais estão entre os mais fiscalizados e precisam ser preservados para comprovar operações, recolhimentos de tributos e cumprimento de obrigações acessórias.

A legislação tributária estabelece, como regra geral, prazo mínimo de cinco anos para a guarda de diversos documentos fiscais, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência do fato gerador, podendo ser maior conforme a situação.

Incluem-se nessa categoria:

• Notas fiscais de entrada e saída (produtos e serviços);

• Conhecimentos de transporte e outros documentos fiscais eletrônicos;

• Guias e comprovantes de recolhimento de tributos (federais, estaduais e municipais);

• Declarações e escriturações digitais, como SPED Fiscal, EFD-Contribuições e ECD;

• Livros e registros fiscais exigidos pela legislação.

Documentos trabalhistas e previdenciários

A documentação relacionada a empregados exige atenção especial, pois pode ser utilizada para comprovação de direitos ao longo de muitos anos.

Prazo de guarda: pode variar de 5 a 30 anos, dependendo do tipo de documento.

Principais exemplos:

• Fichas ou livros de registro de empregados;

• Folhas de pagamento e recibos salariais;

• Contratos de trabalho e termos aditivos;

• Avisos de férias, 13º salário e rescisões;

• Guias e comprovantes de recolhimento de FGTS e contribuições previdenciárias;

• Documentos ligados à saúde e segurança do trabalho.

Registros relacionados ao FGTS e a vínculos empregatícios costumam demandar guarda por períodos mais longos, dada a possibilidade de questionamentos futuros.

Documentos contábeis

São os registros que sustentam a escrituração e demonstram a situação patrimonial e financeira da empresa.

Prazo de guarda: em geral, pelo menos 5 anos, sem prejuízo de exigências específicas.

Incluem:

• Livro Diário e Livro Razão;

• Balanços patrimoniais e demonstrações de resultados;

• Balancetes, razão analítico e outros relatórios contábeis;

• Documentos que comprovam lançamentos contábeis.

Contratos e documentos civis

Os instrumentos que formalizam relações comerciais e obrigações entre partes também devem ser preservados após o término de sua vigência.

Prazo de guarda: normalmente de 5 a 10 anos após o encerramento do contrato, conforme o tipo de relação e os prazos prescricionais aplicáveis.

Exemplos:

• Contratos com clientes e fornecedores;

• Contratos de prestação de serviços;

• Contratos de locação;

• Acordos, termos de confidencialidade e distratos.

Documentos societários

Esses registros comprovam a constituição, a estrutura e as decisões formais da empresa.

Prazo de guarda: geralmente permanente ou por prazo indeterminado.

Entre eles:

• Contrato social ou estatuto e suas alterações;

• Atas de reuniões e assembleias;

• Livros societários obrigatórios;

• Documentos relacionados a reorganizações societárias.

Licenças, autorizações e alvarás

Documentos emitidos por órgãos públicos para o funcionamento da empresa também precisam ser mantidos.

Prazo de guarda: em geral, durante a vigência e por alguns anos após o vencimento, para fins de comprovação.

Exemplos:

• Alvarás de funcionamento;

• Licenças sanitárias e ambientais;

• Autorizações específicas do setor de atuação.

Organização e forma de armazenamento

Os documentos podem ser mantidos em meio físico ou digital, desde que sejam preservadas a integridade, a autenticidade e a possibilidade de apresentação às autoridades quando solicitados. A digitalização, aliada a sistemas de gestão documental, é prática comum para facilitar o controle de prazos e o acesso às informações.

A definição de uma política interna de retenção de documentos, com prazos claros para cada categoria, contribui para o atendimento às exigências legais e para a organização das rotinas administrativas.

Fonte: Contábeis