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Notas fiscais, folhas de pagamento, contratos e registros contábeis têm prazos de guarda diferentes e o controle desses arquivos é parte da rotina de conformidade das empresas. A organização e a retenção adequada de documentos empresariais são práticas essenciais para a segurança jurídica, o cumprimento de obrigações legais e a gestão eficiente das informações. Cada tipo de registro possui um prazo de guarda específico, definido por normas tributárias, trabalhistas, contábeis e civis. Conhecer esses períodos ajuda a empresa a se preparar para fiscalizações, auditorias e eventuais demandas judiciais. A seguir, veja quais documentos fazem parte da rotina empresarial e por quanto tempo, em geral, devem ser mantidos. Documentos fiscais Os registros fiscais estão entre os mais fiscalizados e precisam ser preservados para comprovar operações, recolhimentos de tributos e cumprimento de obrigações acessórias. A legislação tributária estabelece, como regra geral, prazo mínimo de cinco anos para a guarda de diversos documentos fiscais, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência do fato gerador, podendo ser maior conforme a situação. Incluem-se nessa categoria: • Notas fiscais de entrada e saída (produtos e serviços); • Conhecimentos de transporte e outros documentos fiscais eletrônicos; • Guias e comprovantes de recolhimento de tributos (federais, estaduais e municipais); • Declarações e escriturações digitais, como SPED Fiscal, EFD-Contribuições e ECD; • Livros e registros fiscais exigidos pela legislação. Documentos trabalhistas e previdenciários A documentação relacionada a empregados exige atenção especial, pois pode ser utilizada para comprovação de direitos ao longo de muitos anos. Prazo de guarda: pode variar de 5 a 30 anos, dependendo do tipo de documento. Principais exemplos: • Fichas ou livros de registro de empregados; • Folhas de pagamento e recibos salariais; • Contratos de trabalho e termos aditivos; • Avisos de férias, 13º salário e rescisões; • Guias e comprovantes de recolhimento de FGTS e contribuições previdenciárias; • Documentos ligados à saúde e segurança do trabalho. Registros relacionados ao FGTS e a vínculos empregatícios costumam demandar guarda por períodos mais longos, dada a possibilidade de questionamentos futuros. Documentos contábeis São os registros que sustentam a escrituração e demonstram a situação patrimonial e financeira da empresa. Prazo de guarda: em geral, pelo menos 5 anos, sem prejuízo de exigências específicas. Incluem: • Livro Diário e Livro Razão; • Balanços patrimoniais e demonstrações de resultados; • Balancetes, razão analítico e outros relatórios contábeis; • Documentos que comprovam lançamentos contábeis. Contratos e documentos civis Os instrumentos que formalizam relações comerciais e obrigações entre partes também devem ser preservados após o término de sua vigência. Prazo de guarda: normalmente de 5 a 10 anos após o encerramento do contrato, conforme o tipo de relação e os prazos prescricionais aplicáveis. Exemplos: • Contratos com clientes e fornecedores; • Contratos de prestação de serviços; • Contratos de locação; • Acordos, termos de confidencialidade e distratos. Documentos societários Esses registros comprovam a constituição, a estrutura e as decisões formais da empresa. Prazo de guarda: geralmente permanente ou por prazo indeterminado. Entre eles: • Contrato social ou estatuto e suas alterações; • Atas de reuniões e assembleias; • Livros societários obrigatórios; • Documentos relacionados a reorganizações societárias. Licenças, autorizações e alvarás Documentos emitidos por órgãos públicos para o funcionamento da empresa também precisam ser mantidos. Prazo de guarda: em geral, durante a vigência e por alguns anos após o vencimento, para fins de comprovação. Exemplos: • Alvarás de funcionamento; • Licenças sanitárias e ambientais; • Autorizações específicas do setor de atuação. Organização e forma de armazenamento Os documentos podem ser mantidos em meio físico ou digital, desde que sejam preservadas a integridade, a autenticidade e a possibilidade de apresentação às autoridades quando solicitados. A digitalização, aliada a sistemas de gestão documental, é prática comum para facilitar o controle de prazos e o acesso às informações. A definição de uma política interna de retenção de documentos, com prazos claros para cada categoria, contribui para o atendimento às exigências legais e para a organização das rotinas administrativas. Fonte: Contábeis https://www.contabeis.com.br/noticias/75091/documentos-que-empresas-precisam-guardar/
O uso de meios eletrônicos de pagamento, como cartões de crédito e débito, transferências instantâneas (Pix) e plataformas digitais, ampliou o volume de informações disponíveis para a administração tributária. Esses dados são utilizados pela Receita Federal em procedimentos de cruzamento eletrônico, com o objetivo de verificar a compatibilidade entre valores movimentados e receitas declaradas pelas empresas. O Fisco recebe informações de instituições financeiras, operadoras de cartões, instituições de pagamento e intermediadores de transações eletrônicas por meio de obrigações acessórias previstas na legislação. Os valores informados são confrontados com declarações fiscais periódicas entregues pelos contribuintes, permitindo identificar eventuais inconsistências. Quando são constatadas divergências relevantes, o contribuinte pode ser intimado a prestar esclarecimentos ou a retificar declarações. A ausência de regularização pode resultar em cobrança de diferenças de tributos, aplicação de penalidades e, em determinadas situações, exclusão de regimes tributários diferenciados, como o Simples Nacional. Obrigações que alimentam o banco de dados da Receita Entre as declarações utilizadas nos cruzamentos está a Declaração de Operações com Cartões de Crédito (Decred), por meio da qual operadoras informam movimentações realizadas com cartões, observados os limites estabelecidos em norma. Os dados abrangem tanto recebimentos quanto pagamentos de pessoas físicas e jurídicas. Também integra o sistema de informações a e-Financeira, obrigação que reúne dados sobre movimentações financeiras realizadas por meio de contas de depósito, cartões de débito, transferências e outros instrumentos de pagamento. A exigência abrange bancos, cooperativas de crédito, fintechs e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central, conforme critérios definidos pela regulamentação. A Receita Federal já esclareceu oficialmente que não há tributação sobre operações via Pix ou sobre a mera movimentação financeira. O envio das informações tem finalidade de fiscalização e de verificação de conformidade tributária. Impactos para empresas do Simples Nacional No caso de empresas optantes pelo Simples Nacional, os valores informados nas declarações fiscais mensais e anuais, como PGDAS e Defis, também são utilizados nos cruzamentos internos. A omissão de receitas ou a falta de emissão de documentos fiscais pode caracterizar infração e levar à exclusão do regime, conforme normas do Comitê Gestor. Além da Receita Federal, Secretarias de Fazenda estaduais utilizam a Declaração de Informações de Meios de Pagamentos (Dimp), entregue por instituições financeiras, operadoras de cartões e intermediadores de pagamento. Municípios podem adotar obrigações semelhantes para fiscalização do ISS. O que o contador precisa monitorar nesse cenário Para os profissionais da contabilidade, a ampliação do cruzamento eletrônico de dados exige atenção contínua à consistência entre faturamento declarado, movimentação bancária e registros fiscais. A conciliação periódica entre extratos financeiros, relatórios de adquirentes e documentos fiscais reduz o risco de divergências identificadas automaticamente pelos sistemas da administração tributária. A segregação entre contas pessoais e empresariais também se torna medida essencial de governança, especialmente em pequenas empresas. Movimentações sem vínculo documental podem gerar inconsistências que demandem justificativas formais perante o Fisco. Além disso, o acompanhamento das obrigações acessórias e das atualizações normativas relacionadas à e-Financeira, Decred, Dimp e declarações do Simples Nacional é fundamental para manter a conformidade tributária. A integração crescente entre sistemas financeiros e fiscais reforça o papel estratégico do contador na prevenção de riscos e na orientação preventiva aos clientes. Emissão de documentos fiscais e novo modelo tributário A correta emissão de notas fiscais é elemento central na comprovação das operações realizadas. Com a implementação do novo modelo de tributação sobre o consumo, a documentação das transações tende a ganhar relevância adicional, especialmente em relação a mecanismos de creditamento vinculados à formalização das operações. Diante da ampliação da integração de dados entre instituições financeiras e administrações tributárias, a consistência entre movimentação financeira e informações declaradas passa a ser fator essencial de conformidade fiscal, exigindo controle contábil e documental adequado por parte das empresas. Fonte: Contábeis https://www.contabeis.com.br/noticias/75129/o-que-o-fisco-sabe-sobre-as-transacoes-das-empresas/
Erros em códigos fiscais como CFOP, NCM e CST passaram a representar riscos diretos para empresas diante do avanço da fiscalização digital e das mudanças trazidas pela Reforma Tributária. Com o uso de inteligência artificial pela Receita Federal, inconsistências na emissão de notas fiscais eletrônicas são identificadas automaticamente, elevando o risco de autuações, rejeições e prejuízos financeiros. Os códigos fiscais, que antes eram vistos apenas como elementos técnicos da contabilidade, ganharam protagonismo na rotina empresarial. Atualmente, a Receita Federal processa cerca de 690 milhões de notas fiscais eletrônicas por mês, utilizando algoritmos capazes de identificar padrões e inconsistências em tempo real. Nesse cenário, erros no preenchimento deixaram de passar despercebidos. Segundo o próprio Fisco, “dado sem confiança vira ruído e código errado vira sinal de alerta”, indicando que falhas simples podem desencadear fiscalizações e questionamentos automáticos. Códigos fiscais funcionam como linguagem entre empresas e governo Códigos fiscais como CFOP, NCM e CST são responsáveis por traduzir para o sistema do governo qual é a operação realizada, o tipo de produto comercializado e o regime tributário aplicado. Na prática, esses códigos determinam o valor dos impostos, a possibilidade de aproveitamento de créditos tributários e até a validação das notas fiscais eletrônicas. Um preenchimento incorreto pode gerar efeitos imediatos, como a rejeição da NF-e pela Secretaria da Fazenda, bloqueando vendas e faturamento. Além disso, classificações equivocadas podem resultar em pagamento indevido de tributos ou em autuações fiscais, comprometendo o caixa de pequenas e médias empresas. Reforma Tributária exige mais precisão na classificação fiscal Apesar da promessa de simplificação, a Reforma Tributária não elimina a necessidade dos códigos fiscais. Pelo contrário, o novo modelo exige maior padronização das informações. Com a substituição de tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), a lógica de preenchimento das notas fiscais está sendo reformulada. Entre as novidades está a criação da Tabela de Classificação Tributária (cClassTrib), que padroniza a relação de produtos e serviços com os novos impostos em todo o país. Também foram criados novos Códigos de Situação Tributária específicos para IBS e CBS, como o código 011, necessário para a aplicação da redução de 60% nas alíquotas uniformes prevista na legislação. Classificações genéricas deixam de ser aceitas O novo sistema tributário aumenta o rigor das validações automáticas, eliminando classificações amplas utilizadas anteriormente, como o código “900 – Outros”. A mudança exige que empresas identifiquem com maior precisão a natureza das operações. Mesmo com a atualização das regras, alguns pilares permanecem, como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), que continua sendo a base internacional para identificação de mercadorias, e o CFOP, essencial para indicar se a movimentação é venda, devolução ou transferência. Período de transição exige atenção entre 2026 e 2033 O país iniciou o chamado “marco zero” da transição tributária. Entre 2026 e 2033, o sistema atual e o novo modelo baseado em IBS e CBS funcionarão simultaneamente. Durante esse período, erros de cadastro e classificação tornam-se ainda mais críticos, já que uma falha pode gerar bitributação ou perda de créditos fiscais importantes para a saúde financeira das empresas. Diante desse cenário, especialistas apontam que a revisão dos cadastros de produtos e serviços e a atualização tecnológica dos sistemas de gestão devem ser tratadas como prioridade imediata. Tecnologia passa a ser essencial para conformidade fiscal Com a ampliação do cruzamento de dados e o uso de inteligência artificial pela Receita Federal, a tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a ser elemento estratégico para garantir conformidade fiscal. Sistemas atualizados ajudam a automatizar regras tributárias e reduzem o risco de erros manuais, permitindo que o empreendedor mantenha o foco na gestão do negócio enquanto as obrigações fiscais são atendidas de forma segura. Os códigos fiscais deixaram de ser apenas siglas técnicas e se tornaram parte central da inteligência de dados entre empresas e governo. A transição tributária iniciada em 2026 exige revisão de cadastros, abandono de classificações genéricas e maior precisão no preenchimento das notas fiscais. Nesse cenário, a adoção de tecnologia e a atualização dos processos internos tornam-se fundamentais para atravessar o período de mudanças com segurança jurídica e eficiência operacional. Fonte: Contábeis https://www.contabeis.com.br/noticias/75136/erros-em-codigos-aumentam-risco-de-autuacao-fiscal/
As empresas com 100 ou mais empregados têm até o dia 28 de fevereiro para preencher as informações complementares do Relatório de Transparência Salarial e de Critérios Remuneratórios, conforme determina a Lei de Igualdade Salarial. Com base nesses dados, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) irá consolidar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) para elaborar o relatório individual de cada empresa. O documento apontará possíveis desigualdades salariais entre mulheres e homens que atuam no mesmo estabelecimento. O relatório estará disponível a partir de 16 de março no site do Emprega Brasil, e deverá ser divulgado pelas empresas em seus canais oficiais até 31 de março de 2026. A publicação do documento, disponibilizado pelo MTE, é uma obrigação legal prevista na Lei da Igualdade Salarial. As empresas que não publicizarem o relatório estão sujeitas à aplicação de multa. Os dados devem ser apresentados em local de fácil acesso e com ampla visibilidade para trabalhadores e para o público em geral. O MTE é responsável por fiscalizar o cumprimento dessa determinação. Ainda em março, o Ministério divulgará os dados agregados para o país e para as unidades da Federação. O quarto relatório, apresentado no segundo semestre de 2025, apontou que as mulheres recebiam, em média, 21,2% menos que os homens. Ao todo, cerca de 54 mil empresas devem participar da elaboração do relatório no primeiro semestre de 2026. Sobre a lei A Lei nº 14.611, sancionada em 3 de julho de 2023, reforça a igualdade salarial e de critérios remuneratórios entre mulheres e homens, ao alterar o artigo 461 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A norma estabelece que empresas com 100 ou mais empregados adotem medidas para garantir essa igualdade, como a promoção da transparência salarial, o fortalecimento da fiscalização contra a discriminação, a criação de canais de denúncia, a implementação de programas de diversidade e inclusão e o incentivo à capacitação de mulheres. A lei é uma iniciativa do Governo do Brasil, conduzida pelo Ministério do Trabalho e Emprego e pelo Ministério das Mulheres, e integra o conjunto de ações voltadas à redução das desigualdades no mercado de trabalho. Saiba tudo sobre a lei da Igualdade Salarial: Fonte: Gov.br Ministério do Trabalho e Emprego
Acréscimo nos Percentuais de Presunção do IRPJ e da CSLL Conforme previsto no Capítulo IX da Instrução Normativa RFB nº 2.305/2025 (arts. 14 e 15), as pessoas jurídicas tributadas pelo regime do Lucro Presumido passam a observar, a partir de 2026, um acréscimo de 10% nos percentuais de presunção do IRPJ e da CSLL. Esse acréscimo não incide sobre toda a receita bruta, mas apenas sobre a parcela que ultrapassar R$ 5.000.000,00 no respectivo ano-calendário. A aplicação da regra deve observar: • O limite anual proporcionalizado em cada período de apuração (trimestre), com possibilidade de ajuste nos períodos seguintes dentro do mesmo ano; • A proporcionalidade conforme cada atividade exercida, quando houver mais de um percentual de presunção; • A verificação do limite com base na receita bruta acumulada no ano. Quando o limite anual for ultrapassado dentro de determinado trimestre, o percentual majorado (acréscimo de 10%) incidirá apenas sobre a parte excedente. Nos trimestres seguintes, uma vez superado o limite anual, o cálculo seguirá a nova regra conforme o enquadramento acumulado. O que muda na apuração do Lucro Presumido em 2026? Até 2025, aplicava-se o percentual fixo de presunção sobre toda a receita bruta. A partir de 2026: Até R$ 5.000.000,00 de receita anual → aplica-se o percentual normal. Acima de R$ 5.000.000,00 → aplica-se o percentual com acréscimo de 10% sobre a parcela excedente. Exemplo prático:
1º TRIMESTRE: • A receita acumulada ainda não ultrapassou R$ 5 milhões; • Limite proporcional do trimestre: R$ 1.250.000 (R$ 5.000.000/4).
• Base total IRPJ: R$ 342.000; • IRPJ (15%): R$ 342.000 × 15% = R$ 51.300; • Adicional de IRPJ (10%) Incide sobre o que exceder R$ 60.000 no trimestre: • Base adicional: R$ 342.000 – R$ 60.000 = R$ 282.000; • Adicional: R$ 282.000 × 10% = R$ 28.200; • Total do IRPJ a pagar no 1º trimestre: R$ 79.500. 2º TRIMESTRE: • Receita acumulada no ano: R$ 7.000.000; • O limite anual já foi superado.
• Base IRPJ: R$ 254.000; • IRPJ 15%: R$ 38.100; • Adicional: (R$ 254.000 – R$ 60.000) × 10% = R$ 19.400; • Total do IRPJ a pagar no 2º trimestre: R$ 57.500. 3º TRIMESTRE:
• Base IRPJ: R$ 166.000; • IRPJ 15%: R$ 24.900; • Adicional: (R$ 166.000 – R$ 60.000) × 10% = R$ 10.600; • Total do IRPJ a pagar no 3º trimestre: R$ 35.500. AJUSTE DO 4º TRIMESTRE: • Até o 3º trimestre, já foram tributados a 8%: 3 × R$ 1.250.000 = R$ 3.750.000; • Restam ainda R$ 1.250.000 dentro do limite anual de R$ 5.000.000; • Como a receita do 4º trimestre foi de R$ 1.000.000 (menor que a cota restante), toda ela deve ficar no percentual normal de 8%; • Pela nova regra de cálculo, porém, havia sido aplicada presunção majorada sobre R$ 250.000 anteriormente. Assim, ocorre um ajuste negativo: R$ 250.000 × 8,8% = (R$ 22.000) (negativos). Base do 4º Trimestre: • Base normal (8%): R$ 1.000.000 × 8% = R$ 80.000; • Ajuste da base majorada: (R$ 22.000); • Base final: R$ 78.000. Cálculo IRPJ – 4º Trimestre: • IRPJ 15%: R$ 78.000 × 15% = R$ 11.700; • Adicional: (R$ 78.000 – R$ 60.000) × 10% = R$ 1.800; • Total IRPJ a pagar no 4º trimestre: R$ 13.500. CONFERÊNCIA FINAL – BASE ANUAL: Base correta anual: • R$ 5.000.000 × 8% = R$ 400.000; • R$ 5.000.000 × 8,8% = R$ 440.000; Base anual correta: R$ 840.000. Bases por trimestre:
Conclusão: O 4º trimestre funciona como período de ajuste técnico. Ele garante que, ao final do ano, exatamente R$ 5 milhões sejam tributados pelo percentual normal de 8%, e o valor excedente pelo percentual majorado de 8,8%. Esse ajuste não representa benefício, crédito ou compensação futura, trata-se apenas da correção matemática necessária para que a base anual esteja em conformidade com a legislação. Importante destacar que o acréscimo do percentual de presunção do lucro deverá ser aplicado a partir do primeiro trimestre de 2026 para o IRPJ e a partir do segundo trimestre de 2026 para a Contribuição Social sobre o Lucro CSLL. No caso da CSLL, para o ano de 2026, como o acréscimo será aplicado a partir do segundo trimestre, o limite anual será de R$ 3.750.000,00 (três milhões, setecentos e cinquenta mil) reais, o equivalente a ¾ (três quartos) do limite anual. Editorial: InforGrafic Editora |
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