Retenção do INSS: como funciona e quais as obrigações das empresas?

Saiba quando a retenção previdenciária é obrigatória, quais serviços estão sujeitos à tributação e como manter a conformidade fiscal.

A retenção do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é uma obrigação imposta a empresas contratantes de serviços prestados por meio de cessão de mão de obra ou empreitada. Regulamentada por normativas federais, essa exigência tem impactos significativos na gestão financeira das organizações e exige atenção para o correto cumprimento das obrigações previdenciárias.

Fundamentação legal da retenção do INSS

A retenção previdenciária está prevista na Lei nº 8.212/1991, no Decreto nº 3.048/1999 e na Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022. Essa última atualiza e revoga a Instrução Normativa SRFB nº 971/2009, trazendo diretrizes para aplicação da retenção e alinhamento com recentes decisões judiciais.

Segundo as normativas, empresas contratantes devem reter 11% do valor bruto da nota fiscal ou fatura referente à prestação de serviços. No entanto, em casos onde a empresa prestadora esteja enquadrada na Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), a retenção pode ser reduzida para 3,5%.

Situações em que a retenção é obrigatória

A obrigatoriedade da retenção ocorre quando a contratação de serviços se dá por:

• Cessão de mão de obra: trabalhadores são colocados à disposição da empresa contratante para a execução de atividades sob sua supervisão, como serviços de limpeza, segurança e manutenção.

• Empreitada: empresa contratada assume a execução de uma obra ou serviço com autonomia, entregando o resultado final ao contratante.

A distinção entre esses modelos é essencial para garantir a correta aplicação da retenção.

Serviços sujeitos à retenção

A lista de serviços passíveis de retenção é taxativa, ou seja, apenas os serviços expressamente previstos na legislação estão sujeitos à retenção. Entre eles, destacam-se:

• Limpeza, conservação e zeladoria;

• Vigilância e segurança;

• Construção civil;

• Digitação e preparação de dados;

• Transporte rodoviário coletivo de passageiros;

• Serviços de saúde (exceto cooperativas).

A Lei nº 13.606/2018, por exemplo, excluiu serviços de natureza rural da obrigatoriedade da retenção.

Dispensa e inaplicabilidade da retenção

Nem todas as contratações exigem retenção previdenciária. A dispensa ocorre nos seguintes casos:

• Empreitada total: quando o contrato envolve a execução integral de uma obra ou serviço sem intermediação de mão de obra.

• Contratação de entidades beneficentes: instituições isentas de contribuição previdenciária.

• Serviços realizados integralmente nas dependências da contratada.

• Transporte de cargas: quando o serviço é exclusivamente de deslocamento de mercadorias.

Já a inaplicabilidade ocorre quando normas específicas excluem determinadas situações da retenção obrigatória.

Impacto financeiro e obrigações acessórias

A retenção do INSS impacta diretamente o fluxo de caixa e o planejamento financeiro das empresas, uma vez que exige o recolhimento antecipado da contribuição. Para garantir a conformidade fiscal, as organizações devem observar:

• Correção nos cálculos: a retenção deve ser aplicada corretamente para evitar penalidades.

• Recolhimento dentro do prazo: o pagamento deve ser realizado até o dia 20 do mês subsequente ao da emissão da nota fiscal.

• Registro na Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP): obrigatoriedade para comprovação do recolhimento.

O descumprimento dessas obrigações pode gerar multas e juros, além de impactar a regularidade fiscal da empresa junto à Receita Federal.

Atualizações recentes e jurisprudência

A Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 trouxe importantes atualizações, alinhando a retenção do INSS com decisões do Supremo Tribunal Federal (STF) e do Superior Tribunal de Justiça (STJ). Entre as alterações:

• Isenção de tributação previdenciária sobre vale-alimentação, vale-transporte em dinheiro e assistência médica diferenciada;

• Ausência de tributação previdenciária sobre previdência complementar privada restrita a grupos específicos;

• Determinação de que o auxílio-babá não está sujeito à retenção do INSS.

A legislação previdenciária está em constante evolução, exigindo das empresas um acompanhamento rigoroso para evitar riscos fiscais.

A retenção do INSS é um mecanismo essencial para garantir o financiamento da Previdência Social e assegurar os direitos dos trabalhadores. Compreender as regras e obrigações relacionadas é fundamental para evitar passivos fiscais e manter a regularidade junto à Receita Federal.

Diante das constantes mudanças normativas, contar com assessoria contábil especializada é essencial para garantir conformidade e eficiência na gestão tributária das empresas.

Fonte: Contábeis