NFE: tudo o que você precisa saber sobre as notas fiscais eletrônicas

Quando se trata de burocracia fiscal, a sigla "NFe" frequentemente surge em discussões entre empresários e contadores. Mas afinal, o que é NFe? Quem precisa emiti-la e como consultar suas informações?

Vamos responder a todas essas perguntas e muito mais neste guia completo sobre Nota Fiscal Eletrônica.

O que é NFe?

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal digital emitido e armazenado eletronicamente, utilizado para documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Ela substitui a tradicional nota fiscal em papel, trazendo benefícios tanto para as empresas quanto para os órgãos fiscais.

A NFe contém informações essenciais sobre a transação comercial, como dados do emitente (quem vendeu), do destinatário (quem comprou), descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos incidentes e demais detalhes relacionados à operação.

Esses dados são padronizados e estruturados de acordo com um layout estabelecido pela Receita Federal, garantindo a consistência e a integridade das informações.

O objetivo principal da NFe é facilitar o controle fiscal e tributário, proporcionando maior transparência e segurança nas operações comerciais.

Além disso, contribui para a redução da burocracia, simplificando os processos de emissão, armazenamento e consulta das informações fiscais.

A NFe é emitida e transmitida eletronicamente pelos contribuintes para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a operação ocorreu.

Após a autorização pela Sefaz, ela é disponibilizada para consulta pelo emitente, pelo destinatário e pelos órgãos fiscais, garantindo a rastreabilidade e a legalidade das operações comerciais.

Quem precisa emitir NFe?

Deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) as empresas e pessoas jurídicas que realizam operações de venda de produtos ou prestação de serviços, seja de forma habitual ou eventual.

Isso abrange desde pequenos empreendedores individuais até grandes corporações, em todos os setores da economia.

Portanto, quem precisa emitir NFe são todos os contribuintes que realizam transações comerciais sujeitas à incidência de impostos, tais como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Para que serve a NFe?

A NFe tem múltiplas finalidades, incluindo:

• Documentar legalmente transações comerciais;

• Auxiliar no controle fiscal e tributário;

• Facilitar a contabilidade e a gestão financeira;

• Combater a sonegação fiscal e a pirataria.

Quais são os tipos de NFe?

Os principais tipos de NFe são:

Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NFe): registra operações de venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe): utilizado para documentar o transporte de carga entre estados ou municípios.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e): necessária para confirmar a prestação de serviços entre empresas ou para pessoa física.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): utilizada por estabelecimentos como açougues, farmácias e supermercados.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): documento de existência apenas digital, validado por assinatura digital do contribuinte e autorização do Fisco.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): integra movimentações complexas, vinculando diferentes documentos a uma única unidade de carga.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe): utilizada por não contribuintes do ICMS, como Microempreendedores Individuais (MEIs) e micro e pequenas empresas.

Nota Fiscal Complementar: justifica situações de erro, como variações na cotação da moeda ou reajustes de preços.

Como consultar NFe?

A Nota Fiscal Eletrônica de produtos adquiridos pela internet pode ser consultada inserindo a chave de acesso fornecida junto com o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE).

Em outras situações, pode ser necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Veja abaixo como realizar essa consulta.

Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)

• Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica clicando aqui. Embora seja possível fazer a pesquisa pelo celular, recomenda-se utilizar um computador para uma melhor experiência de leitura. Em seguida, selecione "Consultar NF-e";

Insira a chave de acesso de 44 dígitos recebida junto com o DANFE, valide o captcha e clique em "Continuar";

•  A nota será exibida no site. Para fazer o download, é necessário possuir um certificado digital. Na página, você encontrará ícones para imprimir o documento.

• Nota Fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

• Acesse o portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Assim como o portal da NF-e, é recomendável realizar a pesquisa pelo computador. Selecione "Consultar CT-e";

• Digite a chave de acesso, valide o captcha e clique em "Continuar" para acessar o documento.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços, emitida para registrar a prestação de serviços em diversas áreas, é regulamentada por cada município. Portanto, cada cidade disponibiliza um mecanismo próprio para consulta.

Recomenda-se buscar o endereço no portal da prefeitura correspondente à sua localidade.

O que é XML da NFe?

O XML da NFe é o arquivo eletrônico que contém todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica.

Ele é gerado automaticamente no momento da emissão e contém dados essenciais da transação comercial, como informações do emitente (empresa que emite a nota), do destinatário (empresa ou pessoa física que recebe a mercadoria ou serviço), detalhes dos produtos ou serviços vendidos, valores, impostos e demais informações fiscais.

O XML da NFe é estruturado de acordo com um padrão definido pela Receita Federal, seguindo o layout estabelecido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Esse formato padronizado permite que as informações contidas na NFe sejam facilmente interpretadas e processadas pelos sistemas de gestão empresarial (ERP) e pelos órgãos fiscais responsáveis pela fiscalização.

Além disso, o XML da NFe é fundamental para garantir a integridade e autenticidade da nota fiscal eletrônica. Ele serve como comprovante eletrônico da transação comercial e é utilizado para validar a autenticidade da NFe em casos de consultas e auditorias fiscais.

Por isso, é importante que as empresas armazenem esse arquivo de forma segura e organizada, conforme as exigências da legislação tributária.

O que é NFe denegada?

A NFe denegada é uma situação em que a autorização de uso da nota fiscal é negada pela Secretaria da Fazenda, mesmo após sua emissão pelo contribuinte.

Isso significa que, apesar de ter sido gerada e transmitida ao sistema da Sefaz, a NFe não está autorizada para ser utilizada como comprovante fiscal.

Existem várias razões pelas quais uma NFe pode ser denegada, sendo as mais comuns:

• Inconsistências nos dados cadastrais do emitente ou do destinatário;

• Pendências fiscais ou cadastrais do emitente;

• Informações tributárias incorretas ou incompletas;

• Suspeita de irregularidades fiscais ou fraudulentas.

Quando uma NFe é denegada, o contribuinte não pode utilizar esse documento como comprovante de venda ou prestação de serviços.

É necessário corrigir os problemas que levaram à denegação e, se for o caso, emitir uma nova NFe com as informações corretas.

A denegação da NFe é um mecanismo utilizado pela administração tributária para garantir a integridade e a veracidade das informações fiscais, contribuindo para o combate à sonegação fiscal e para a regularização das operações comerciais.

Como cancelar NFe?

O cancelamento de uma NFe pode ser necessário em algumas situações, como quando ocorrem erros na emissão, duplicidade de documentos ou desistência da operação comercial.

Para cancelar uma NFe, é preciso seguir os procedimentos estabelecidos pela legislação fiscal e utilizar os sistemas disponibilizados pela Secretaria da Fazenda ou pela Receita Federal.

O processo de cancelamento de uma NFe pode variar de acordo com a legislação de cada estado, mas geralmente segue os seguintes passos:

• Acesso ao sistema: o emitente da NFe precisa acessar o sistema de emissão de notas fiscais utilizado pela empresa ou o portal da Sefaz do estado onde a NFe foi emitida;

• Identificação da NFe: no sistema, é necessário localizar a NFe que se deseja cancelar, inserindo a chave de acesso ou os dados necessários para identificação do documento;

• Solicitação de cancelamento: após localizar a NFe desejada, o emitente deve selecionar a opção de cancelamento e preencher os campos obrigatórios, fornecendo uma justificativa para o cancelamento;

• Envio da solicitação: após preencher os dados necessários, a solicitação de cancelamento deve ser enviada para a Sefaz;

• Acompanhamento da solicitação: o emitente pode acompanhar o status da solicitação de cancelamento no sistema, aguardando a confirmação por parte da Sefaz;

• Confirmação do cancelamento: após processar a solicitação, a Sefaz emitirá uma autorização de cancelamento, que será vinculada à NFe.

É importante verificar se o cancelamento foi efetuado com sucesso e se a NFe foi devidamente cancelada no sistema.

Além disso, o cancelamento de uma NFe só é permitido dentro de um prazo estabelecido pela legislação fiscal, que pode variar de acordo com cada estado.

O cancelamento só é válido se realizado antes do início do transporte da mercadoria ou da prestação do serviço. Após esse momento, o cancelamento deve ser realizado por meio de uma carta de correção ou pelo processo de manifestação do destinatário.

Por fim, é fundamental manter os registros e documentos referentes ao cancelamento da NFe de acordo com as exigências da legislação tributária, para eventuais comprovações e auditorias fiscais.

Por quanto tempo armazenar NFe?

Conforme as diretrizes da legislação tributária brasileira, as empresas são obrigadas a manter os registros das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) e seus arquivos XML por um período mínimo de cinco anos, contados a partir da data de emissão de cada documento fiscal. Essa exigência visa garantir a conformidade fiscal e possibilitar a verificação das informações contidas nas notas fiscais em caso de fiscalizações ou auditorias por parte dos órgãos competentes, como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda Estaduais.

O armazenamento adequado das NFe e de seus arquivos XML é fundamental para assegurar a integridade e autenticidade dos documentos fiscais, além de facilitar a consulta e a recuperação das informações quando necessário.

Portanto, as empresas devem adotar medidas para garantir a segurança e a preservação dos registros, seja por meio de sistemas de gestão empresarial (ERP) ou de soluções de armazenamento digital seguro.

Além da obrigação legal de manter as NFe por cinco anos, é recomendável que as empresas estabeleçam políticas internas de arquivamento e organização dos documentos fiscais, de modo a facilitar a gestão e o acesso às informações ao longo do tempo.

Isso pode incluir a categorização das NFe por data, tipo de operação, cliente ou fornecedor, bem como a implementação de backups regulares para evitar a perda ou corrupção dos arquivos.

Fonte: Contábeis